Che impatto può avere l’implementazione di un sistema di gestione innovativo sulle attività di un centro di simulazione? Che tipo di dati può fornire l’uso di un sistema così avanzato? Troviamo le risposte in questo Case Study realizzato da Medcam in un’università polacca.
Contenuto scritto in collaborazione con Medcam.
Il case study è stato sviluppato sulla base dell’implementazione del sistema Medcam PRO in uno dei centri di simulazione medica in Polonia nell’agosto 2022. L’analisi è stata effettuata sulla base dei dati raccolti nel sistema Medcam PRO durante i semestri invernali ed estivi dell’anno accademico 2022/2023 e resi disponibili da questa Università al marchio Medcam dopo aver ricevuto l’approvazione appropriata. I dati presentati sono stati resi anonimi e i nomi commerciali delle apparecchiature a disposizione dell’unità sono stati rimossi.
Introduzione
Ogni centro SIM si trova a un punto diverso della sua crescita e ha esigenze diverse. Queste differenze sono determinate dalla regione geografica, dall’esperienza, dal budget dell’unità, dal livello di istruzione, dalla cultura del lavoro e da altri fattori, come il numero di facoltà, di studenti, di materie, di corsi insegnati, il numero di laboratori di simulazione e il numero di corsi di formazione, le attrezzature possedute. Senza dimenticare il numero del personale, le mansioni dei dipendenti, gli obiettivi dell’unità, il livello di l’informatizzazione implementata e molti altri non menzionati in questa sede. Tutti questi fattori costituiscono le specificità di ogni Centro di simulazione e richiedono una pianificazione individuale.
Fase di precontemplazione, o consapevolezza dei bisogni
L’elemento che accomuna i vari centri è la specificità della simulazione medica, dove gli obiettivi educativi e formativi sono molto simili. Tuttavia, le modalità di gestione e di funzionamento di ciascuna struttura possono essere molto diverse.
Molto spesso, le unità che non hanno implementato le soluzioni professionali a loro destinate, si affidano allo scambio di l’informazione tra educatori (istruttori), tecnici, direzione del centro SIM e personale amministrativo ad esempio, tramite e-mail o telefonate. Tuttavia, l’inaffidabilità di tali soluzioni è molto elevata. Pertanto, la necessità di migliorare il processo di flusso delle informazioni è stato l’argomento più importante per apportare modifiche all’organizzazione del lavoro del centro SIM nel caso in esame.
Fase uno – preparazione all’implementazione del sistema di gestione
Il primo passo è stato quello di stabilire le nuove regole di funzionamento del centro SIM e le pratiche necessarie, cioè di modificare le regole di lavoro del centro SIM in base alle funzionalità disponibili del sistema. Il sistema Medcam PRO ha dato la possibilità di personalizzare la configurazione del reparto in base alle esigenze individuali degli utenti finali, come ad esempio il numero di dipendenti o gli orari di apertura della struttura. Il passo successivo è stato quello di aggiungere al sistema le sale di simulazione, i magazzini e le materie insegnate presso il Centro, nonché le attrezzature di proprietà.
Questo processo è stato realizzato utilizzando il meccanismo di importazione dei file fornito da Medcam PRO, che ha ridotto notevolmente il tempo necessario per creare la base dell’implementazione: il database del reparto. Successivamente, il database è stato completato con informazioni aggiuntive sulle apparecchiature, ad esempio le date delle prossime ispezioni, le specifiche del produttore, sotto forma di descrizioni, foto e link esterni.
Fase due – formazione
Il passo successivo è stato l’aggiunta di utenti al sistema e la formazione su come utilizzarlo. La formazione è stata una parte fondamentale, perché comprendeva anche la creazione di scenari e schede di valutazione che gli utenti utilizzeranno in futuro. Pertanto, la formazione ha coinvolto non solo i tecnici, ma anche gli accademici e la direzione. L’implementazione del sistema è stata effettuata prima dell’inizio del nuovo semestre didattico, quindi nel momento migliore, in quanto ha permesso al centro SIM di raccogliere dati sul proprio lavoro durante l’intero semestre accademico. Nel pianificare l’implementazione, è stato necessario tenere conto anche del periodo di transizione necessario per la rielaborazione delle varie fasi, che, per quanto riguarda il caso descritto, è stato di 2 settimane.
Terza fase: implementazione completa del sistema
Finora tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni presso il centro SIM sono avvenuti di persona, attraverso l’e- mail e telefonate. Da quando è stato implementato il sistema di gestione, la comunicazione si è spostata esclusivamente al sistema Medcam PRO. Al momento dell’adesione al sistema, il lavoro degli utenti è cambiato come segue:
Insegnanti – gli scenari e le schede di valutazione aggiunti al sistema vengono utilizzati da loro nelle loro richieste di quando prenotano le aule di simulazione e le attrezzature necessarie per gli esami e le sessioni di simulazione. Gli utenti possono condividere scenari e schede di valutazione con altri insegnanti del dipartimento, a livello nazionale e internazionale. a livello internazionale, il che ha permesso una più stretta collaborazione tra docenti e tra università. Accesso remoto a e la collocazione delle attrezzature nel centro SIM si è tradotta in un uso migliore e più ponderato delle attrezzature. risorse quando si fa richiesta di corsi o di corsi aggiuntivi.
Tecnici – sulla base delle richieste fatte, viene creato automaticamente un calendario delle lezioni – comprese le stanze e la prenotazione delle attrezzature, con la possibilità di modificare, accettare/rifiutare e cambiare gli stati delle classi da parte di personale tecnico, il che ha facilitato notevolmente il flusso di informazioni all’interno del team. Tecnici specifici o I pazienti specifici e standardizzati possono essere assegnati alle classi e gli esami possono essere programmati. In questo modo, il team dei tecnici ha ora compiti chiaramente assegnati e ogni tecnico può controllare nel sistema lo stato di avanzamento dei lavori e la preparazione per una determinata classe. L’orario delle lezioni può essere affisso nei corridoi dove gli studenti e sul sito web del Centro SIM, in modo che ogni persona interessata abbia accesso a informazioni aggiornate. sulle lezioni programmate senza dover chiedere al personale.
Dirigenti – hanno ottenuto il pieno controllo sull’attuale lavoro del centro, tra cui: informazioni su occupazione delle sale di simulazione, utilizzo delle attrezzature, consumo di materiali monouso, scenari e schede di valutazione, nonché la richiesta di pazienti standardizzati. Tutti i dati inseriti nel sistema possono essere esportati in file Excel o pdf, il che offre grandi opportunità per analizzare il lavoro del centro SIM e per pianificare la domanda di materiali monouso per ogni major, per i servizi dei pazienti standardizzati, e inoltre permette di stimare la possibilità di condurre ulteriori lezioni utilizzando la simulazione medica. Il sistema inoltre permette di generare report basati su intervalli di date selezionati e su valori selezionati che si desidera analizzare, quindi filtrare i dati rilevanti e sviluppare report sulle attività dell’unità è diventato molto più facile e più preciso, e soprattutto, la raccolta di questi dati non ha richiesto al personale amministrativo di fare ulteriori lavoro e mantenere set di dati separati.
Informazioni sul dipartimento e sulla scala di implementazione del sistema
- Materie di specializzazione: Medicina, Divisione Inglese, Infermieristica (1° e 2° grado), Ostetricia (1° e 2° grado), Medicina d’urgenza.
- Altre attività (Altro): Corsi di formazione esterni e interni, corsi, conferenze, workshop.
- Numero di utenti del sistema: 106 persone (esclusi gli studenti)
- Aule del sistema – totale: 54
- Soggetti, comprese le iniziative aggiuntive del centro SIM – totale: 84 (compresi corsi e formazione)
- Equipaggiamento: simulatori/fantasmi/addestratori – totale: 475 articoli
- Attrezzature: attrezzature mediche – totale: 1.160 articoli
- Attrezzature: materiali monouso – totale: 548 articoli diversi
- Scenari – totale: 201
- Schede di valutazione – totale: 160
- Richieste effettuate – totale: 1762.
I principali vantaggi derivanti dall’implementazione del sistema:
- Accesso online al sistema per tutti i dipendenti 24/7/365 giorni
- Accesso a informazioni complete in un unico luogo, visualizzate in base ai privilegi dell’utente, per una gestione efficace delle informazioni.
- Rapido onboarding dei nuovi dipendenti
- Forma e portata standardizzata delle informazioni fornite, necessarie per lo svolgimento delle lezioni
- Database comune degli scenari e delle schede di valutazione nel sistema
- In caso di assenza improvvisa di un dipendente, le informazioni sullo stato di preparazione e programmazione delle lezioni sono disponibili per il resto del personale a colpo d’occhio, senza disturbare il resto del dipendente assente, e se necessario, il completamento o la correzione di informazioni urgenti da parte sua nel sistema – anche da casa.
- Possibilità di lavoro parziale a distanza
- Definizione chiara e più precisa delle esigenze e dei requisiti per la preparazione delle classi
- Lavoro più efficiente nella preparazione e nella realizzazione delle lezioni
- Pieno controllo sulle attrezzature e sui materiali monouso
- Richieste di acquisto di materiali e attrezzature monouso effettuate con maggiore precisione e corrispondenti a esigenze reali, anche se la richiesta viene fatta da un dipendente senza molti anni di esperienza professionale,
- Promemoria automatici per le ispezioni delle apparecchiature
- Capacità di generare dichiarazioni e rapporti
Le maggiori sfide e difficoltà incontrate durante l’implementazione del sistema:
- Modifiche al regolamento di funzionamento del centro SIM in vigore
- Formazione dei dipendenti in una sola volta
- Rispetto dei nuovi standard
- Resistenza da parte dei dipendenti per paura del cambiamento (predoni)
I risultati di dati selezionati generati dal sistema Medcam PRO nei semestri invernale ed estivo del 2022/2023 può essere scaricato qui
Note
Questo case study riguarda l’analisi solo di una piccola parte dei dati raccolti nel sistema Medcam PRO.
I dati raccolti sono stati analizzati tenendo conto delle ore di lavoro complete, non delle ore di insegnamento (dati presentati secondo il formato ggg:mm:ss). L’analisi delle apparecchiature utilizzate è stata presentata senza indicare informazioni sui produttori, sui modelli di apparecchiature e sul numero esatto di ore di utilizzo di ciascuna apparecchiatura.
Lo stesso metodo di presentazione dei dati è stato utilizzato per i materiali monouso: è stata sommata la quantità di materiali utilizzati di un tipo, ad esempio aghi di diverse dimensioni, ma è possibile analizzare i singoli articoli. Gli amministratori locali che utilizzano il sistema Medcam PRO possono analizzare i dati in base alle proprie ipotesi e creare i propri riepiloghi, come ad esempio l’occupazione delle sale in relazione ai giorni della settimana/ore/fine settimana, il numero di ore lavorative di utilizzo di ciascuna attrezzatura e un elenco delle attrezzature meno utilizzate o non utilizzate affatto durante il corso delle lezioni. Sono state analizzate solo le classi con lo stato “Classi completate da un tecnico”. Le lezioni non tenute sono state recuperate in un altro momento come nuove richieste. Lo stato “Richiede un miglioramento” si riferisce alle richieste respinte dai tecnici, in cui gli insegnanti non hanno apportato correzioni, ma hanno creato un nuovo requisito.
Sulla base dei risultati raccolti, la direzione del centro SIM sarà in grado di pianificare meglio il lavoro dei dipendenti, di assegnare meglio le attrezzature per la realizzazione delle lezioni per uniformare il livello di utilizzo di queste attrezzature e uniformarne la durata, di preparare l’ordine di materiali monouso appropriati nelle quantità necessarie e di presentare l’intensità dei costi di singoli corsi, materie o corsi aggiuntivi. Inoltre, i dati raccolti consentono di calcolare il costo di un corso di formazione, o di un corso realizzato presso il centro SIM, in base alle attrezzature utilizzate e alle risorse coinvolte.
Analisi dei risultati
Nel semestre invernale 2022/2023 le lezioni si sono tenute presso il centro SIM per un totale di 785 volte, mentre nel semestre invernale 2022/2023 le lezioni si sono tenute presso il centro SIM per un totale di 785 volte. semestre estivo si sono tenute 801 volte. Il numero totale di richieste di lezioni, che corrisponde al numero di lezioni tenute presso il centro SIM, è simile in entrambi i semestri, anche se nel semestre invernale il numero di lezioni non tenute è maggiore. Come si può notare dai grafici 3 e 4, i dati differiscono per il numero di major, in quanto nel semestre estivo per il corso di laurea magistrale le lezioni non si sono tenute presso il centro SIM.
Il numero di lezioni e la loro frequenza in ciascuna specializzazione variano in modo significativo. Il maggior numero di lezioni si è svolto nella specializzazione in Medicina e in Infermieristica, laurea triennale, il minore in Medicina d’urgenza. Il grafico “Altro” si riferisce alle altre lezioni tenute presso il centro SIM, come corsi esterni e formazione interna.
Le materie del corso di laurea in Medicina per le quali sono state utilizzate più frequentemente le risorse del centro SIM sono state: Emergenza Medicina e primo soccorso medico con elementi di infermieristica. È interessante notare che il numero di ore completate in La Medicina d’Urgenza si differenzia in modo significativo dal numero di ore delle altre materie: è di quasi tre ore. volte superiore in entrambi i semestri rispetto a quello di Anestesiologia (569h 12min. per Medicina d’urgenza e 207h 1min. per Anestesiologia) e circa la metà rispetto a quello di Primo soccorso medico con elementi di infermieristica (273h 31min.). Il totale delle ore realizzate in Infermieristica, laurea triennale, nel semestre estivo è stato quasi il doppio rispetto al semestre invernale. La durata delle lezioni realizzate nel semestre invernale in Infermieristica, laurea magistrale, è risultata inferiore di oltre la metà rispetto alla laurea triennale in Infermieristica.
Nelle classi di laurea in Infermieristica, l’uso della simulazione medica è stato più frequente nei corsi di laurea di base. di Infermieristica (per un totale di 920h 23min.) e Fondamenti di Medicina d’Urgenza (225h 45min.), mentre nella Laurea Magistrale di Infermieristica si è verificato nella materia Assistenza terapeutica ed educazione nelle malattie croniche (94h 15min.). Pertanto, dal punto di vista dell’importanza di avere istruttori altamente qualificati nelle materie più frequentemente insegnate, sembra ragionevole che il personale che conduce i suddetti corsi debba avere la migliore preparazione contenutistica possibile per l’insegnamento con il metodo della simulazione. Inoltre, sembra altrettanto importante analizzare quali tra le materie insegnate dovrebbero aumentare il numero di lezioni pratiche tenute presso il centro SIM, al fine di migliorare il livello di competenze pratiche acquisite dagli studenti di un determinato corso.
Su 1.762 richieste di lezioni presentate durante l’anno accademico, le lezioni si sono tenute in totale 1.586 volte, di cui 118 volte le lezioni sono state tenute con un paziente standardizzato (SP). Delle 55 lezioni del 2° semestre che coinvolgevano il PS, 41 dei quali erano esami OSCE. Il tempo totale di lezione con un paziente standardizzato (un attore) è stato di poco più di 198 ore di lavoro nel semestre invernale e di quasi 356,5 ore di lavoro nel semestre estivo. semestre, di cui gli esami che hanno coinvolto l’SP hanno totalizzato 293h e 6min. Convertendo questo dato in ore di insegnamento, per 45 minuti ciascuna, si ottiene una richiesta di 390 ore e 36 minuti di lavoro attoriale durante i 41 OSCE. esami svolti nell’unità in esame durante il periodo in esame. Sulla base di questi dati, si può ipotizzare che per il 100% delle lezioni previste presso il centro SIM in questione, circa il 6,9-7,6% di esse avrà bisogno del supporto di SP role-players.
I dati esportati dal sistema Medcam PRO offrono un’ampia gamma di possibilità per analizzare dati di origine sulle apparecchiature utilizzate e non utilizzate, consentendo così di analizzare i dati, ad esempio, in termini di occupazione e di quantità di utilizzo di specifiche apparecchiature e di validità delle richieste di acquisto, ma è impossibile discuterne in modo esaustivo in questa sede. Pertanto, questo studio di caso prende in considerazione solo una selezione dei simulatori e delle attrezzature mediche e monouso più comuni e li confronta tra loro in relazione al tempo di utilizzo in diverse facoltà.
Un trainer per il braccio per l’accesso vascolare periferico, un fantasma BLS per adulti, un trainer per l’iniezione intramuscolare e un trainer per l’iniezione intramuscolare. un simulatore di vie aeree per adulti sono state le attrezzature più utilizzate tra quelle selezionate per la specializzazione in Medicina. Il simulatore di auscultazione di pazienti adulti è stato il meno utilizzato: l’apparecchiatura è stata usata per sole 7,5 ore durante l’anno.
La specializzazione in Infermieristica ha utilizzato più frequentemente il trainer per il braccio di accesso vascolare periferico, il phantom BLS per adulti e il trainer per la protezione delle vie aeree per adulti. I simulatori per bambini ad alta fedeltà e i simulatori per pazienti adulti sono stati utilizzati in Infermieristica durante il periodo dello studio a un livello molto basso. Ciò porta alla conclusione che sarebbe opportuno analizzare i programmi, le richieste e gli scenari di simulazione di questo corso e, se il programma di studio prevede l’acquisizione di competenze, conoscenze o abilità verso le quali l’uso dei fantasmi in questione potrebbe migliorare la qualità delle lezioni, motivare il team a utilizzarli attivamente o organizzare sessioni di formazione che ricordino loro le possibilità di applicazione nella pratica, al fine di sfruttare appieno il potenziale delle risorse del centro SIM e migliorare la qualità delle lezioni.
Tra i dispositivi medici analizzati, quelli più frequentemente utilizzati in Medicina maggiore nel periodo analizzato sono stati un set per la gestione delle vie aeree (407h 9min.), un defibrillatore (390 ore), come mostrato nei grafici 20-22, e in Infermieristica – un sacchetto autogonfiante in silicone (ben 518h 15min.) e una pompa a siringa (520h 15min.), che sembra essere in linea con le competenze che gli studenti di queste lauree dovrebbero avere. Tra le apparecchiature selezionate per questa analisi, l’ECG è quello che è stato utilizzato di meno durante le lezioni di Medicina, con solo 6 ore e 45 minuti di utilizzo, mentre il respiratore non è stato utilizzato per nulla in Infermieristica, corso di laurea triennale. È stato invece utilizzato nel semestre invernale nel corso di laurea magistrale in Infermieristica per 131 ore e 15 minuti.
L’analisi dell’uso di materiali monouso ha mostrato l’uso più elevato di quasi gli stessi materiali monouso. La facoltà di infermieristica ha utilizzato un numero significativamente maggiore di aghi – 2769 pezzi – rispetto alla facoltà di medicina, dove il consumo di aghi è stato quasi tre volte inferiore – 950 pezzi. La facoltà di infermieristica ha utilizzato anche 1023 cannule endovenose, 1905 siringhe e 1207 garze sterili. Nella facoltà di Medicina, il consumo di questi materiali monouso è stato rispettivamente di 943, 585 e 69 pezzi. L’utilizzo del minor numero di articoli “monouso” selezionati per la specializzazione in Medicina è stato per i cateteri di aspirazione delle vie aeree superiori (1 articolo) e per i cateteri Foley (2 articoli) e le flebo di NaCl 0,9% (3 articoli). Per i laureati in Infermieristica, si trattava di catetere di Foley (8 voci), elastico e laccio emostatico (14 voci) e flebo di NaCl 0,9% (15 voci). Da questi dati si evince che, dopo aver analizzato rispettivamente il numero di studenti e i prezzi degli articoli, nonché la quantità di materiale monouso consumato da ciascuna specializzazione, sarà possibile determinare il costo medio della vita per studente e quale specializzazione richiede il maggior esborso finanziario, informazioni importanti per la pianificazione del budget di ciascuna facoltà.
Il sistema Medcam PRO offre anche l’opportunità di analizzare il lavoro dei tecnici che operano a il centro SIM. Questo studio di caso esamina la frequenza con cui un tecnico viene assegnato alla preparazione e alla realizzazione di classi. È anche possibile analizzare questi dati in relazione, ad esempio, alle materie a cui il tecnico viene assegnato più spesso, alla percentuale di richieste completate dal tecnico in questione e alla percentuale di richieste respinte, ecc. Dai dati analizzati, si evince che tra i tecnici a cui sono stati assegnati numeri consecutivi, il tecnico 4. ha gestito il maggior numero di classi nel 2° semestre (202 richieste con una durata totale di 947h e 24 minuti, pari al 25,11% di tutte le richieste del 2° semestre). I tecnici 8. e 9. sono stati responsabili rispettivamente del 13,48% e del 15,36% delle classi servite. Gli altri tecnici si sono occupati di meno del 10% delle classi. Questa disparità può essere dovuta a diversi fattori. Per quanto riguarda il caso in questione, è dovuta principalmente ai cambiamenti di personale avvenuti durante il semestre in analisi e alla suddivisione dei compiti tra i tecnici in forza al centro SIM in questione. Pertanto, quando si analizzano i dati prima di prendere decisioni vincolanti che riguardano l’intera organizzazione, è opportuno prendere in considerazione ulteriori fattori e chiedere commenti a coloro che possono disporre di dati complementari.
Sintesi
Secondo la curva di diffusione dell’innovazione, nota come modello di Roger (Everett M. Rogers, 1982), Gli innovatori che amano rischiare e provare cose nuove rappresentano solo il 2,5% della popolazione, gli early adopters il 13,6% – sono leader, formano l’opinione nella comunità, ma acquistano le novità con una certa cautela. La maggioranza precoce, che assimila il nuovo prodotto prima della media degli acquirenti, rappresenta il 34% della popolazione. La maggioranza tardiva, il 34%, è costituita dagli scettici che accettano il prodotto dopo che altri lo hanno provato. L’ultimo gruppo è quello dei predoni (16%), un gruppo di acquirenti che teme il cambiamento e assorbe un’innovazione quando diventa comune o necessaria. Quando si implementano nuove soluzioni in un’organizzazione, è importante tenere conto del fatto che il personale, come la divisione manageriale, manifesterà i comportamenti di ciascuno di questi gruppi, e i manager e i responsabili dell’implementazione dei cambiamenti al centro SIM dovranno affrontare tutte le reazioni del personale. Pertanto, l’implementazione di un’innovazione può avere effetti positivi o negativi, a seconda che il processo sia gestito correttamente. Nel caso in questione, gli effetti sono stati positivi e, a lungo termine, hanno portato ordine nel lavoro del dipartimento e aiutato a notare alcuni fatti. Tuttavia, va notato che il sistema di gestione del centro SIM assume un valore reale quando i dati vengono inseriti e l’intero team inizia a lavorarci. Solo a questo punto è possibile migliorare il flusso di informazioni e la qualità del lavoro del centro SIM.
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