Il debriefing a distanza è la nuova normalità?

Nel 2020, il Covid-19 ha cambiato per sempre il modo in cui viviamo e lavoriamo. Il debriefing a distanza è ancora un metodo alternativo, o è diventato un modo comune e standard di debriefing con studenti e colleghi? Gli educatori dovrebbero porre maggiore enfasi su strategie specifiche per condurre un dialogo virtuale entusiasta? Il panel di SIMZINE discute questioni urgenti.

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Il dibattito

La pandemia di COVID-19 ha richiesto una risposta rapida alla sospensione senza precedenti dell’istruzione faccia a faccia in tutto il mondo. Di conseguenza, ha spinto la simulazione remota e il debriefing a distanza online. Abbiamo trascorso lunghe giornate davanti allo schermo connettendoci con studenti e colleghi con l’obiettivo di creare un apprendimento significativo. Ora il mondo sta apparentemente “tornando alla normalità”. Tuttavia, la simulazione della distanza non scomparirà. In realtà, sarà il nostro futuro. In una recente indagine, infatti, la grande maggioranza degli intervistati ha indicato che non abbandonerebbe la simulazione della distanza virtuale,

ma che continuerà con una qualche forma di simulazione online. In questo scenario, simulazionisti e educatori dovrebbero adattare i loro attuali approcci di debriefing alle piattaforme online. O probabilmente dovrebbero sviluppare nuove competenze. Cosa è necessario per creare ambienti di debriefing virtuale di successo? Indubbiamente, il debriefing online degli studenti a distanza introduce sfide considerevoli. I vincoli tecnici cambiano fortemente le dinamiche tra discenti e facilitatori in contesti di gruppo virtuali. Ad esempio, le interfacce del computer interferiscono con segnali non verbali come il contatto visivo o le espressioni facciali. Sfide tecniche, come una scarsa trasmissione video, possono influire sulla qualità delle conversazioni di debriefing. Le difficoltà tecniche, ad esempio, possono distrarre dai compiti relativi alla facilitazione della discussione.

Quindi cosa possiamo fare?

L’esperienza nel ruolo di debriefer è essenziale per la realizzazione di programmi di simulazione di qualità. La simulazione di persona e la simulazione a distanza offrono alcune somiglianze ma anche molte differenze. Quali sono, allora, le competenze che dovrebbe avere un debriefer a distanza?

Diego Andrés Díaz-Guio: Carrying out a debriefing that allows the construction of knowledge is undoubtedly a challenge when it is carried out in person and, of course, when it is carried out remotely. The skills that those who conduct a non-face-to-face debriefing (distance debriefing) must have, are similar to those required for face-to-face debriefing: active listening, situational awareness, flexibility, and assertive communication. Nevertheless, the objectives of the previous skills may differ between both modalities. I mentioned active listening first, since we found in one of our studies on online-synchronized clinical simulation that the main limitation of this modality is precisely the poor quality of the audio, which is affected by the saturation produced when the participants speak at the same time, diminishing the clarity and quality of the information that was later used during the deconstruction of the case.

Ora, la consapevolezza situazionale è un’abilità che ogni buon debriefer deve sviluppare. La dipendenza dalla qualità di Internet è un fattore che gioca un ruolo importante. A volte durante la simulazione o durante il debriefing il video si blocca, il che significa che parte dell’azione viene persa. È necessario mantenere la massima attenzione, gestire le informazioni con il debriefer associato e anche con i partecipanti per avere un quadro completo di tutto ciò che è accaduto durante la sessione. Inoltre, nel caso della simulazione a distanza abbiamo riscontrato che i tempi del caso simulato possono essere maggiori a causa dei turni che i partecipanti prendono quando parlano e delle richieste di informazioni ridondanti da ripetere per la qualità della ricezione audio e video. Ciò significa che il debriefer deve adattarsi a questo tipo di situazioni. Infine, la comunicazione assertiva è una necessità per il debriefing online; è richiesta una comunicazione diretta, onesta e rispettosa (proprio come nel debriefing faccia a faccia). Tenendo conto che ci sono fattori che limitano la performance ideale, è possibile che i partecipanti non abbiano capito qualcosa, abbiano perso alcune delle informazioni sul caso e di conseguenza prendano decisioni sbagliate. È essenziale determinare le cause del divario di prestazioni sin dalle prime fasi del debriefing.

Juan-Manuel Fraga-Sastrías: Oltre alle competenze di base della simulazione faccia a faccia come abilità comunicative, costruzione di relazioni, tecniche di interrogazione, ecc., i debriefers dovrebbero ora considerare almeno due nuovi livelli di complessità. Aspetti tecnici: devono essere esperti nell’uso del software di teleconferenza ed essere consapevoli di altri aspetti tecnici per garantire una buona esperienza di debriefing ai partecipanti. Ad esempio, aumentare la ridondanza con la loro connessione Internet e l’elettricità. Lo faccio con un telefono aggiuntivo che mi consente di condividere la connessione Internet con il mio computer e di caricarlo in caso di blackout nel luogo in cui lavoro. Un metodo di comunicazione alternativo (come un gruppo WhatsApp) può essere stabilito nei casi in cui ci siano difficoltà tecniche e sia necessario fare un adattamento secondario (es. chiusura della riunione per un’intrusione e apertura di una sessione alternativa).

Metodo: sebbene le normali fasi di ogni debriefing siano le stesse quando lo si fa online, alcune regole di etichetta (netiquette) dovrebbero essere condivise e concordate con i partecipanti. Il debriefing può anche essere arricchito con l’uso di lavagne, emoticon, chat, ecc. Non è così difficile fornire strategie di video-debriefing, ma sicuramente il debriefer dovrebbe essere più informato su come selezionare, condividere e discutere scene video quando si esegue un debriefing online in cui dovrà essere utilizzato il video dello scenario. Inoltre, dovrebbero essere considerate alcune strategie per aumentare la sicurezza psicologica e migliorare la conversazione. Nella maggior parte dei casi passa più tempo tra l’attività di simulazione e il debriefing ed è anche qualcosa da considerare quando si inizia il debriefing.

Janice C. Palaganas: I miei studenti di dottorato nel percorso di simulazione presso MGH IHP hanno condotto uno studio Delphi per finalizzare le competenze di educatore di simulazione a distanza in collaborazione con la Society for Simulation in Healthcare e la Healthcare Distance Simulation Collaboration. Tale studio è stato presentato per la pubblicazione. Quindi non voglio essere uno spoiler 🙂 A proposito, il background di quel lavoro può essere trovato nel white paper intitolatoThe Creation of Healthcare Distance Simulation Educator Development Guidelines e pubblicato quasi 9 mesi fa a settembre 2021. Tuttavia, vorrei consigliare ai lettori di adottare “alla leggera” le competenze pubblicate in questo white paper poiché da allora sono cambiate dopo lo studio Delphi.

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La cassetta degli attrezzi del debriefing comprende varie tecniche, come l’indagine di advocacy, il feedback sulle direttive, le domande circolari e molte altre. In base alla tua esperienza, ci sono tecniche di conversazione che si applicano meglio all’apprendimento a distanza?

Juan-Manuel Fraga-Sastrías: I believe the more the merrier. In that sense all the communication competences are needed. The facilitator will need all of them and apply depending on specific situations (e.g., cameras closed, silent participants, problems with bandwidth, etc.). Nevertheless, the

debriefer può migliorare la comunicazione utilizzando strumenti “extra” come la chat (incoraggiando i partecipanti a reagire anche attraverso la chat, condividendo note, coordinando le domande con un co-debriefer, ecc.), reazioni (emoticons) come un modo per sostituire la comunicazione parzialmente non verbale

e considerare aspetti come illuminazione, telecamera utilizzata, ecc. per migliorare la sensazione di “contatto” tra i partecipanti e il debriefer. Essere consapevoli di aspetti come guardare la telecamera per far sentire i partecipanti che c’è un contatto visivo, usare i loro nomi per far sentire loro che li stai guardando, sono aspetti della comunicazione digitale che possono migliorare la conversazione. Anche i silenzi sono diversi, il debriefer deve considerare che quando fa una domanda, la frase viaggerà attraverso Internet fino ai partecipanti, poi loro pensano e rispondono, quindi la frase viaggerà indietro attraverso Internet… Anche se la velocità di trasmissione è veloce, ci vuole da una frazione di secondo a un secondo perché le frasi viaggino su Internet. Per questa ragione sono necessari silenzi più lunghi.

Janice C. Palaganas: Also soon to be submitted for publication is a conceptual model for distance debriefing that is quite robust as we conducted 5 separate studies to explore parts of the model. All conversational techniques work in web conferencing and the exploration of which has better outcomes would not be very different than in-person. This being said, there are many many other considerations in the online environment that the Healthcare Distance Simulation Collaboration has been feverishly researching. Our preliminary findings thus far are challenges and benefits that would be experienced by any conversational technique. A few of these studies also submitted for publication are: the impact of videos on/videos off, perspectives of debriefers vs debriefees, the use of emoji, nonverbals in the online environment, psychological safety and confidentiality, human factors, diversity and inclusivity, technology competencies.

Diego Andrés Díaz-Guio: In our case, we use the same methodology for both face-to-face and distance debriefing: we worry about allowing the expression of emotions before moving onto the cognitive stage. We have realized that more often people show their mental frameworks at this stage, which allows us to make a much simpler and much more fruitful inquiry – exploration.

Un altro aspetto che ci ha aiutato è stato quello di permettere di ricostruire il caso dal punto di vista dei partecipanti, e non dei debriefers. Molte volte, i partecipanti percepiscono elementi che non erano necessariamente nel “copione” del caso durante la gestione della crisi (la maggior parte delle nostre simulazioni ruotano attorno a pazienti critici); conoscere la “realtà” dalla percezione dei partecipanti incoraggia e migliora il flusso della conversazione. In sintesi, penso che

costruire fiducia sulla base di una prima spiegazione della funzione e delle fasi del debriefing, nonché dei vantaggi e dei limiti che hanno la simulazione a distanza e il suo debriefing, favorisca la fiducia e che questa favorisca il dialogo.

La sicurezza psicologica è la percezione tra gli studenti di sentirsi abbastanza al sicuro da correre rischi interpersonali senza ripercussioni. Anche la creazione e il mantenimento della sicurezza psicologica a distanza è fondamentale. Cosa dobbiamo fare per crearla?

Janice C. Palaganas: Psychological safety is key to engagement in distance debriefing and the threat to psychological safety may be greater during web conferencing, e.g., Are participants in a private setting or are their colleagues listening? Are participants comfortable with their background? Are participants individually screen or audio recording? If the session is recorded, will it really be protected? There’s also the cognitive load of each individual worrying about how they appear on-screen (a finding in one of our studies).

Diego Andrés Díaz-Guio: As mentioned earlier, trust is the fundamental input for an efficient and constructive debriefing. I think that something that has helped us in the simulation center is to explain the intention of the debriefing, and the power that reflective, conscious, and intentional conversations have in simulation-based education processes. Our participants know from the introduction to the activity what debriefing means, with the intention that they can have a better cognitive engagement, but also, because we believe that it is important for them to learn to do debriefing in their real clinical practices with their teams, with the aim of building safer and more reliable medical teams. I believe that assertive communication is a fundamental piece to achieve learning conversations. If we as educators expose our thoughts in a respectful yet honest manner about what we want to talk about, it is very likely that the participants will trust and feel safe with us, thus, they will act in the same way.

Juan-Manuel Fraga-Sastrías: As in face-to-face debriefings, online-debriefings need ways to increase psychological safety. Break-the-ice exercises and introductions are needed (as in face-to-face debriefings) but can be enhanced with some digital tools. There is a huge number of digital activities that can be used to break-the-ice, get to know participants. Digital etiquette rules (netiquette) can be shared with the participants before the first connections, aspects such as: use of camera, microphones, video recording, meeting security (password, waiting room, etc.), active participation should be agreed with the participants. 

La registrazione della sessione dovrebbe essere utilizzata solo come misura di qualità e supervisione (per il debriefing) ma non condivisa al di fuori del gruppo. È necessario anche un certo livello di flessibilità e supporto, principalmente con le prime sessioni.

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Non dimentichiamoci dell’aspetto economico. La simulazione a distanza ha il vantaggio di essere più economica?

Diego Andrés Díaz-Guio: In the economic aspect, I believe that distance simulation can be cheaper than face-to-face simulation for the participant. In the simulation center we still carry out non-face-to-face simulation, and this has allowed people from different parts of Latin America to participate in the simulations without incurring the expenses involved in traveling to our training simulation center, which is located in Colombia. What we’ve done so far is: we do the telesimulation from the simulation center, with the entire team of people and resources usually involved in the face-to-face simulation, and through platforms that offer good audio and video quality. Meanwhile, our participants join the session from Argentina, Mexico, Chile, and Peru all at the same time. Non-presential simulation is an activity that allows for: learning, skill development, and even evaluating the participants, all while reducing borders and lowering costs.

Janice C. Palaganas: In our Healthcare Distance Simulation Annual Summit this year, one work group discussed justice, equity, diversity, and inclusivity, and came to consensus that distance sim is privilege. We cannot forget that. While access is better globally today, it is still not equal, especially bandwidth and speed. I do not believe that distance simulation, if done right, will necessarily be less expensive.

Credo che aumenterà l’accesso (soprattutto nelle situazioni in cui è consentita la registrazione o l’osservazione), ma credo che sarà un altro braccio parallelo di programmi di simulazione, con le proprie esigenze umane e tecnologiche, e che richiederà lo sviluppo di docenti e personale.

Poiché la maggior parte delle istituzioni ora ha l’inclusività come obiettivo, sarà importante che i programmi considerino il minimo comune denominatore di accesso/abilità che soddisfi efficacemente gli obiettivi dell’istruzione. Ad esempio, se si sceglie la realtà virtuale, la fornitura di dispositivi a coloro che non li hanno potrebbe essere costosa. La formazione sui dispositivi dovrà anche essere integrata nel supporto tecnico e nella formazione dei docenti, ecc.

Juan-Manuel Fraga-Sastrías: I believe that depending on the context, the costs might be higher or lower. It is hard to calculate the real costs of online debriefing since the internet connection, equipment and other resources’ costs are shared with the participants. Aspects in which cost might be higher: devices used to connect to the debriefing, cameras, microphones, internet connections, teleconference platform. Aspects in which cost is reduced: less use of physical space, transportation times, establishing logistics. In most cases the dispersed costs (internet, devices, etc) are related to resources that most of the participants would be expected to have for other educational, recreational and professional activities so I would expect a reduction in costs, but again as I said before, it depends a lot on the context.

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Conclusion

Svolgere un efficace debriefing è senza dubbio una sfida anche quando viene svolto da remoto. Tuttavia, i debriefers dovrebbero ora considerare nuovi livelli di complessità. Gli strumenti digitali devono essere utilizzati con saggezza e competenza per evitare che diventino una barriera. La simulazione a distanza aumenta l’accesso e sarà un altro braccio parallelo di programmi di simulazione con i propri limiti umani e tecnologici, che richiederà lo sviluppo di docenti e personale.

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