¿Cómo puede repercutir la implantación de un sistema de gestión innovador en las actividades de un centro de simulación? ¿Qué tipo de datos puede proporcionar el uso de un sistema tan avanzado? Encontramos las respuestas en este case study realizado por Medcam en una universidad polaca.
Contenido escrito en colaboración con Medcam.
El case study se desarrolló a partir de la implantación del sistema Medcam PRO en uno de los centros de simulación médica de Polonia en agosto de 2022. El análisis se realizó a partir de los datos recogidos en el sistema Medcam PRO durante los semestres de invierno y verano del curso académico 2022/2023 y puestos a disposición por esta Universidad a la marca Medcam después de que recibiéramos la aprobación correspondiente. Los datos presentados han sido anonimizados y se han eliminado los nombres comerciales de los equipos de los que dispone la unidad.
Introducción
Cada centro SIM se encuentra en un punto diferente de su crecimiento y tiene necesidades distintas. Estas diferencias están determinadas por la región geográfica, la experiencia, el presupuesto de la unidad, el nivel de educación, la cultura de trabajo y otras factores, como el número de carreras, estudiantes, asignaturas, cursos impartidos, número de laboratorios de simulación y el equipamiento que se posee. Sin olvidar el número de personal, las funciones de los empleados, los objetivos de la unidad, el nivel de informatización implantada, y muchos otros que no se mencionan aquí. Todos estos factores conforman la especificidad de cada Centro de Simulación y requieren una planificación individual.
Etapa de precontemplación o toma de conciencia de las necesidades
El elemento que une a varios centros es la especificidad de la simulación médica, cuyos objetivos tanto educativos como formativos son muy similares. Sin embargo, el modo de gestión y funcionamiento de cada centro puede ser muy diferente.
Muy a menudo, las unidades que no han implantado las soluciones profesionales previstas para ellas, confían en el intercambio de información entre los educadores (instructores), los técnicos, la dirección del centro SIM y el personal administrativo a través, por ejemplo, de correos electrónicos o llamadas telefónicas. Sin embargo, la falta de fiabilidad de estas soluciones es muy alta. Por lo tanto, la necesidad de mejorar el proceso de flujo de información fue el argumento más importante para introducir cambios en la organización del trabajo del centro SIM del caso analizado.
Primera fase: preparación de la implantación del sistema de gestión
El primer paso fue establecer las nuevas normas de funcionamiento del centro SIM y los trámites necesarios, es decir modificar las normas de trabajo del centro SIM basándose en las funcionalidades disponibles del sistema. El sistema Medcam PRO ofrecía la posibilidad de personalizar la configuración del departamento en función de las necesidades individuales de los usuarios finales, como por ejemplo, el número de empleados o el horario de apertura de las instalaciones. El siguiente paso fue añadir al sistema salas de simulación, almacenes y asignaturas impartidas en el centro, así como equipos propios.
Este proceso se llevó a cabo utilizando el mecanismo de importación de archivos proporcionado por Medcam PRO, lo que redujo en gran medida el tiempo necesario para crear la base de la aplicación: la base de datos sobre el departamento. Después, se completó con información adicional sobre los equipos, es decir, las próximas fechas de inspección, las especificaciones del fabricante – tanto en forma de descripciones, fotos y enlaces externos.
Segunda fase: formación
El siguiente paso fue añadir usuarios al sistema e impartir formación sobre cómo utilizarlo. La formación era una parte fundamental, porque también incluía la creación de escenarios y fichas de evaluación que los usuarios utilizarán en el futuro. Por tanto, en la formación participaron no sólo técnicos, sino también académicos y directivos. La implantación del sistema se llevó a cabo antes de que comenzara el nuevo semestre lectivo, por tanto, en el mejor momento para ello, ya que permitió al centro SIM recopilar datos sobre su trabajo a lo largo de todo el semestre académico. A la hora de planificar la implantación, también fue necesario tener en cuenta el periodo de transición necesario para el reprocesamiento de las distintas etapas, que, en lo que respecta al caso descrito, fue de 2 semanas.
Tercera fase: implantación completa del sistema
Toda la comunicación y el intercambio de información en el centro SIM se ha hecho hasta ahora en persona, a través de e- correo electrónico y por teléfono. Desde la implantación del sistema de gestión, la comunicación se ha trasladado exclusivamente al sistema Medcam PRO. Al unirse al sistema, el trabajo de los usuarios ha cambiado de la siguiente manera:
Profesores – los escenarios y fichas de evaluación añadidos al sistema son utilizados por ellos en sus demandas de clases cuando reserven las salas de simulación y el equipo necesario para los exámenes y las sesiones de simulación. Usuarios pueden compartir escenarios y fichas de evaluación con otros profesores del departamento, a nivel nacional y internacional, lo que ha permitido estrechar la cooperación entre profesores y universidades. Acceso remoto a y la ubicación de los equipos en el centro SIM se ha traducido en un uso mejor y más meditado de recursos a la hora de solicitar clases o cursos adicionales.
Técnicos – en función de las demandas realizadas, se crea automáticamente un horario de clases – incluyendo salas y reserva de equipos, con posibilidad de editar, aceptar/rechazar y cambiar el estado de las clases por técnicos, lo que ha facilitado enormemente el flujo de información dentro del equipo. Técnicos específicos o Se pueden asignar pacientes específicos normalizados a las clases y también programar exámenes. Así, el equipo de técnicos tiene ahora tareas claramente asignadas y cada técnico puede comprobar en el sistema la fase de preparación para una clase concreta. El horario de las clases puede exponerse en los pasillos donde los alumnos y en la página web del centro SIM, de modo que cualquier persona interesada tenga ahora acceso a información actualizada sobre las clases programadas sin necesidad de preguntar a ningún miembro del personal.
Ejecutivos – han adquirido pleno control sobre el trabajo actual del centro, incluyendo: información sobre ocupación de las salas de simulación, uso de equipos, consumo de materiales desechables, escenarios y tarjetas de evaluación, así como la demanda de pacientes estandardizados. Todos los datos introducidos en el sistema pueden exportados a archivos Excel o pdf, lo que ofrece grandes oportunidades para analizar el trabajo del centro SIM y para planificar la demanda de material desechable para cada una de las principales permite estimar la posibilidad de impartir clases adicionales utilizando la simulación médica. El sistema también permite generar informes en función de los intervalos de fechas seleccionados y de los valores seleccionados que queremos analizar, por lo que filtrar los datos pertinentes y elaborar informes sobre las actividades de la unidad es ahora mucho más fácil y rápido. precisa, y lo que es más importante, la recogida de estos datos no requirió que el personal administrativo realizara tareas adicionales de trabajar y mantener conjuntos de datos separados.
Información sobre el departamento y la escala de implantación del sistema
- Especialidades: Medicina, División Inglesa, Enfermería (1º y 2º grado), Matrona (1º y 2º grado), Medicina de Urgencias.
- Otras actividades: Formaciones externas e internas, cursos, conferencias, talleres
- Número de usuarios del sistema: 106 personas (excluidos estudiantes)
- Aulas del sistema – total: 54
- Asignaturas, incluidas iniciativas adicionales en el centro SIM – total: 84 (incl. formaciones, cursos)
- Equipamiento: simuladores/fantomas/entrenadores – total: 475 artículos
- Equipamiento: equipamiento médico – total: 1.160 artículos
- Equipamiento: material desechable – total: 548 artículos diferentes
- Escenarios – total: 201
- Fichas de evaluación – total: 160
- Solicitudes realizadas – total: 1762.
Principales ventajas de la implantación del sistema:
- Acceso en línea al sistema para todos los empleados 24/7/365 días
- Acceso a la información completa en un solo lugar, mostrada según los privilegios del usuario, lo que permite una gestión eficaz de la información.
- Rápida incorporación de nuevos empleados
- Forma y alcance normalizados de la información facilitada necesaria para impartir clases
- Base de datos común de escenarios y fichas de evaluación en el sistema
- En caso de ausencia repentina de un empleado, información sobre el estado de preparación y programación de las clases disponible para el resto del personal de un vistazo, sin molestar al resto del empleado ausente, y si es necesario, la cumplimentación o corrección de información urgente por su parte en el sistema – también posible desde casa.
- Posibilidad de trabajo a distancia parcial
- Definición más clara y precisa de las necesidades y requisitos para la preparación de las clases
- Trabajo más eficaz en la preparación y realización de las clases
- Control total de los equipos y materiales desechables
- Solicitudes de compra de materiales y equipos desechables realizadas con mayor precisión y que corresponden a necesidades reales, incluso si la demanda la realiza un empleado sin muchos años de experiencia profesional,
- Recordatorios automáticos de las inspecciones de los equipos
- Capacidad para generar extractos e informes
Los mayores retos y dificultades encontrados durante la implantación del sistema:
- Modificación de la normativa vigente sobre el funcionamiento de los centros SIM
- Formación de empleados de una sola vez
- Cumplimiento de las nuevas normas
- Resistencia de los empleados por miedo al cambio (merodeadores)
Los resultados de los datos seleccionados generados por el sistema Medcam PRO en los semestres de invierno y verano de 2022/2023 puede descargar aquí
Notas
Este case study abarca el análisis de sólo una pequeña parte de los datos recogidos en el sistema Medcam PRO.
Los datos recopilados se han analizado teniendo en cuenta las horas de reloj completas, no las horas lectivas (datos presentados según el formato ggg:mm:ss). El análisis de los equipos utilizados se presentó sin indicar información sobre los fabricantes, los modelos de los equipos y el número exacto de horas de uso de cada equipo.
El tiempo total de utilización de simuladores y equipos médicos incluía todos los dispositivos disponibles del mismo tipo.El mismo método de presentación de datos se utilizó para los materiales desechables: se sumó la cantidad de materiales utilizados de un tipo, por ejemplo, agujas de diferentes tamaños, pero es posible analizar elementos individuales. Los administradores locales que utilizan el sistema Medcam PRO pueden analizar los datos basándose en sus propias suposiciones y crear sus propios resúmenes, como la ocupación de las salas en relación con los días de la semana/horas/fines de semana, el número de horas de trabajo de uso de cada equipo y una lista de los equipos que menos se utilizan o que no se utilizan en absoluto durante el transcurso de las clases. Sólo se analizaron las clases con el estado «Clases realizadas por un técnico». Las clases que no se impartieron se recuperaron en otro momento como nuevas demandas. El estado «Requiere mejora» se refiere a las demandas rechazadas por los técnicos, en las que los profesores no hicieron correcciones, sino que crearon una nueva demanda.
Basándose en los resultados recogidos, la dirección del centro SIM podrá planificar mejor el trabajo de los empleados, asignar mejor los equipos para la realización de las clases con el fin de igualar el nivel de uso de estos equipos e igualar su vida útil, preparar el pedido de materiales de un solo uso adecuados en las cantidades necesarias y presentar la intensidad de costes de los cursos individuales, las asignaturas o los cursos adicionales. Además, los datos recogidos permiten calcular el coste de realización de un curso de formación, o de un curso impartido en el centro SIM, en función del equipamiento utilizado y de los recursos implicados.
Análisis de los resultados
En el semestre de invierno 2022/2023, se impartieron clases en el centro SIM un total de 785 veces, mientras que en el semestre de verano se celebraron 801 veces. El número total de solicitudes de clases, que corresponde al número de clases celebradas en el centro SIM, es similar en ambos semestres, aunque en el semestre de invierno el número de clases no celebradas es mayor. Como puede observarse en las tablas 3 y 4, los datos difieren en el número de especialidades, ya que en el semestre de verano para el máster no se impartieron clases en el centro SIM.
El número de clases y su frecuencia en cada especialidad varía significativamente. El mayor número de clases tuvo lugar en la especialidad de Medicina y en Enfermería, licenciatura, y el menor en Medicina de Urgencias. El gráfico «Otros» se refiere a las demás clases impartidas en el centro SIM, como cursos externos y formación interna.
Las asignaturas de la carrera de Medicina en las que más se utilizaron los recursos del centro SIM fueron Urgencias Medicina y primeros auxilios médicos con elementos de enfermería. Curiosamente, el número de horas completadas en Medicina de Urgencias difería significativamente del número de horas en las demás asignaturas: era casi tres veces mayor en ambos semestres que en Anestesiología (569h 12min. en Urgencias y 207h 1min. en Anestesiología) y aproximadamente la mitad mayor que en Primeros auxilios médicos con elementos de enfermería (273h 31min.). El total de horas realizadas en Enfermería, Licenciatura, en el semestre de verano fue casi el doble que en el semestre de invierno. El tiempo de duración de las clases realizadas en el semestre de invierno en Enfermería, Máster, fue más de la mitad menor que en Enfermería, Licenciatura.
En las clases de Enfermería, Licenciatura, el uso de la simulación médica se produjo con mayor frecuencia en Fundamentos de Enfermería (un total de 920h 23min.) y Fundamentos de Medicina de Urgencias y Emergencias (225h 45min.), mientras que en el Máster de Enfermería se produjo en la asignatura Cuidados terapéuticos y educación en enfermedades crónicas (94h 15min.). Por tanto, desde el punto de vista de la importancia de contar con instructores altamente cualificados en las asignaturas que se imparten con mayor frecuencia, parece razonable que el personal que imparte los cursos mencionados cuente con la mejor preparación de contenidos posible para la docencia mediante el método de simulación. Por otra parte, parece igualmente importante analizar en cuáles de las asignaturas impartidas debería incrementarse el número de clases prácticas realizadas en el centro SIM para mejorar el nivel de competencias prácticas adquiridas por los alumnos de un determinado curso.
De las 1.762 solicitudes de clases presentadas a lo largo del curso académico, se impartieron clases un total de 1.586 veces, de las cuales 118 veces las clases se impartieron con un paciente estandarizado (PE). De las 55 clases del 2º semestre que implicaban al SP, 41 de ellos eran exámenes ECOE. El tiempo total de clase con un paciente normalizado (actor) fue de algo más de 198 horas en el semestre de invierno y de casi 356,5 horas en el de verano. semestre, de las cuales los exámenes en los que intervino el SP sumaron 293h y 6min. Si convertimos esto en horas lectivas, de 45 minutos cada una, resulta una demanda de 390 horas y 36 minutos de trabajo del actor durante las 41 ECOE. exámenes que se realizaron en la unidad objeto de estudio durante el periodo examinado. Sobre la base de estas cifras, se puede suponer que para el 100% de las clases previstas en el centro SIM en cuestión, alrededor del 6,9-7,6% de ellas necesitarán el apoyo de actores de SP.
Los datos exportados desde el sistema Medcam PRO ofrecen un abanico muy amplio de posibilidades de análisis fuente de datos sobre los equipos utilizados y no utilizados, lo que permite analizar los datos, por ejemplo, en términos de ocupación y cantidad de uso de equipos específicos y la validez de las solicitudes de compra, pero es imposible tratarlos aquí en su totalidad. Por lo tanto, en este estudio sólo se examina una selección de los simuladores y equipos médicos y desechables más comunes y se comparan entre sí en relación con el tiempo de uso en diferentes especialidades.
Un entrenador de brazo para acceso vascular periférico, un maniquí BLS para adultos, un entrenador de inyección intramuscular y un entrenador de vía aérea para adultos fueron los equipos más utilizados entre los seleccionados para la especialidad de Medicina. El simulador de auscultación de pacientes adultos fue el que menos se utilizó: el equipo sólo se utilizó durante 7,5 h a lo largo del año.
La especialidad de Enfermería utilizó con mayor frecuencia el simulador de brazo de acceso vascular periférico, el simulador de SVB para adultos y el simulador de protección de la vía aérea para adultos. Los simuladores de niños de alta fidelidad y los simuladores de pacientes adultos se utilizaron en Enfermería durante el periodo de estudio a un nivel muy bajo. Esto lleva a la conclusión de que sería recomendable analizar los planes de estudio, las demandas y los escenarios de simulación de este curso y, si el programa de estudios prevé la adquisición de competencias, conocimientos o habilidades hacia los que el uso de los fantomas en cuestión podría mejorar la calidad de las clases, motivar al equipo para que los utilice activamente u organizar sesiones de formación recordándoles las posibilidades de su aplicación en la práctica, con el fin de aprovechar al máximo el potencial de los recursos del centro SIM y mejorar la calidad de las clases.
De los productos sanitarios analizados, los más utilizados en Medicina mayor en el periodo analizado fueron un equipo de gestión de la vía aérea (407h 9min.), un desfibrilador (390 horas), como se muestra en la Tabla 20-22, y en enfermería – una bolsa autoinflable de silicona (hasta 518h 15min.) y una bomba de jeringa (520h 15min.), lo que parece estar en consonancia con las habilidades que deberían tener los estudiantes de estas carreras. De los equipos seleccionados para este análisis, el ECG fue el que menos se utilizó durante las clases de Medicina, con sólo 6h y 45min de uso, mientras que el respirador no se utilizó en absoluto en la carrera de Enfermería. Sin embargo, se utilizó en el semestre de invierno en la especialidad de Enfermería, Máster, durante 131h 15m.
Un análisis del uso de materiales desechables mostró el mayor uso de casi los mismos materiales desechables. Enfermería utilizó un total de agujas significativamente mayor – 2769 piezas en comparación con la facultad de medicina, donde el consumo de agujas fue casi tres veces menor – 950 piezas. La facultad de enfermería también utilizó 1023 piezas de cánulas intravenosas, 1905 jeringuillas y 1207 piezas de gasas estériles. En la facultad de Medicina, el consumo de estos desechables fue de 943, 585 y 69 piezas, respectivamente. El uso del menor número entre los artículos «desechables» seleccionados para la especialidad de Medicina fue para los catéteres de succión de las vías respiratorias superiores (1 pieza) y los catéteres de Foley (2 piezas) y los goteros de NaCl 0,9% (3 piezas). Para la especialidad de Enfermería fueron sonda Foley (8 ítems), elástico y torniquete (14 ítems) y goteo de NaCl 0,9% (15 ítems). De los datos anteriores se desprende que, tras analizar el número de alumnos y los precios de los artículos respectivamente, así como la cantidad de material desechable que consumió cada especialidad, será posible determinar el coste medio de la vida por alumno y qué especialidad requiere un mayor desembolso económico, lo que constituirá una información importante para la planificación presupuestaria de cada facultad.
El sistema Medcam PRO también ofrece la posibilidad de analizar el trabajo de los técnicos que trabajan en el centro SIM. Este case study examina con qué frecuencia se asigna un técnico a la preparación y entrega de clases. También es posible analizar estos datos en relación, por ejemplo, con las asignaturas a las que el técnico es asignado con mayor frecuencia, qué porcentaje de demandas fue completado por el técnico en cuestión y qué porcentaje de demandas fue rechazado, etc. De los datos analizados se desprende que, entre los técnicos asignados a números consecutivos, el técnico 4. fue el que más clases gestionó en el 2º semestre (202 demandas con una duración total de 947h y 24 minutos, lo que representa el 25,11 % de todas las demandas del 2º semestre). Los técnicos 8. y 9. fueron responsables del 13,48% y el 15,36% de las clases atendidas, respectivamente. Los demás técnicos organizaron menos del 10 % de las clases cada uno. Esta disparidad puede deberse a varios factores. En el caso que nos ocupa, se debió sobre todo a los cambios de personal que se produjeron durante el semestre analizado y al reparto de tareas entre los técnicos vigentes en el centro SIM en cuestión. Por lo tanto, a la hora de analizar cualquier dato antes de tomar decisiones vinculantes que afecten a toda la organización, merece la pena tener en cuenta factores adicionales y solicitar comentarios a quienes puedan disponer de datos complementarios.
Resumen
Según la curva de difusión de la innovación, conocida como modelo de Roger (Everett M. Rogers, 1982), Los innovadores, a los que les gusta arriesgarse y probar cosas nuevas, representan sólo el 2,5% de la población; los early adopters, el 13,6%: son líderes, conforman la opinión de la comunidad, pero compran novedades con cierta cautela. La mayoría temprana, que asimila el nuevo producto antes que la media de los compradores, representa el 34% de la población. La mayoría tardía,34%, son los escépticos que aceptan el producto después de que otros lo hayan probado. El último grupo son los merodeadores, el 16%, un grupo de compradores que temen el cambio y asimilan una innovación cuando se convierte en algo habitual o necesario. A la hora de implantar nuevas soluciones en una organización, es importante tener en cuenta que el personal, al igual que la división de gestión, manifestará los comportamientos de cada uno de estos grupos, y los directivos y responsables de aplicar los cambios en el centro SIM tendrán que lidiar con todas las reacciones del personal. Por lo tanto, la aplicación de una innovación puede tener efectos positivos o negativos, dependiendo de si el proceso se gestiona correctamente. En el caso que nos ocupa, los efectos han sido positivos y, a largo plazo, ha puesto orden en el trabajo del departamento y ha ayudado a darse cuenta de algunos hechos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el sistema de gestión del centro SIM adquiere su verdadero valor cuando se introducen los datos y todo el equipo empieza a trabajar en él. Sólo cuando esto se consigue se puede mejorar el flujo de información y la calidad del trabajo en el centro SIM.
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